Как самозанятому просто, быстро и юридически верно организовать электронный документооборот

Бывают ситуации, когда фрилансеру необходимо подписать и отправить документы, связанные с его профессиональной деятельностью или участием в партнерских программах. Это может быть соглашение о неразглашении (NDA), договоры и акты выполненных работ и оказания услуг, отправка счетов, договор на вступление в партнерку, а если получает партнерские выплаты, то и ежемесячные отчеты, и т.д.

При этом не всегда будет достаточно фото или скан-копий подписанных от руки документов, ведь не во всех случаях такой формат может быть признан легитимным. А значит придётся тем или иным путем отправлять адресату бумажную версию с живой подписью. Хлопотно, долго, может потеряться.

Выход — электронный документооборот (ЭДО). Это обмен документами в электронном виде по защищенным каналам связи, подписанными в специальном сервисе и юридически значимыми, принимаемыми и налоговой, и судом, и прочими инстанциями.

В этой статье я расскажу об одном из сервисов такого онлайн-обмена, не требующем покупки квалифицированной электронной подписи, что поможет сэкономить не только деньги, но и время, а также душевные силы на походы на Почту России с бумагой в файликах.

Занявшись поиском нормального сервиса, который закрыл бы мне потребность в отправке документов, я пересмотрела кучу всего. Советы знакомых и друзей касались больше работы ИП, но я пока не ИП.

Перелопатив с десяток-другой сайтов, перебрав несколько контор и оборвав пару горячих линий, я уже почти смирилась с тем, что буду-таки ходить на почту.

И тут увидела Его — сервис для электронного документооборота КонтурСайн, который не только работает и с самозанятыми, и даже с физическими лицами, но еще и не требует покупки квалифицированной электронной подписи, что тоже сильно упрощает весь процесс.

Какие еще у него плюсы, помимо очевидных (не нужно ничего печатать, платить за конверты и марки, сканировать/фотографировать, обрабатывать...):

• работать с документами можно с любого устройства — и с телефона, и с ноутбука/ПК, и с планшета,

• не нужно платить за входящие на подпись документы,

• нет абонентской платы,

• можно подписывать сразу несколько документов,

• для подписания можно использовать неквалифицированную электронную подпись (НЭП): пользователям сервиса не требуется ничего дополнительно покупать и для получения подписи не надо даже выходить из дома (если есть подтвержденный аккаунт на Госуслугах).

Дальше расскажу последовательно схему ваших действий по использованию сервиса: несколько простых шагов, подтвержденная запись на Госуслугах и «Мы — счастливы!», что всё так быстро и понятно.

Первый этап — регистрация и получение электронной подписи.

1. Заходим на этот сайт и нажимаем кнопку «Подключиться».

   

   Будьте осторожны: есть почти клон сайта, который является мошенническим, туда не ходи, сюда ходи.

2. Выбираем «Мне только подписать».

   

3. Нажимаем кнопку «Получить НЭП».

   НЭП — неквалифицированная электронная подпись — генерируется в специальной криптографической программе в момент подписания документа.

   Обратите внимание: если в подписанный НЭП файл внести правки, то подпись станет недействительной.

   

   Заполняем ФИО, телефон и почту — данные указывайте реальные, каждый источник нужно будет подтвердить.

4. Подтверждаем телефон и жмем кнопку «Зарегистрироваться».

5. Подтверждаем выпуск подписи на Госуслугах — в уведомлениях появится «Подтвердите выпуск сертификата электронной подписи».

6. Возвращаемся на страницу КонтурСайн и обновляем ее. Имейте ввиду, что информация от Госуслуг иногда приходит с задержкой. Поэтому, если после обновления ничего не произошло, не переживайте, а просто подождите еще пару минут.

7. Получаем уведомление, что электронная подпись скоро будет готова и спокойно идем есть печеньки.

Всё. Да, так просто!

Следующий шаг — пополнить баланс документов.

1. Нажимаем на значок документа в правом верхнем углу и выбираем пункт «Пополнить баланс».

   

2. Выбираем нужный пакет, их несколько.

   

   Стоимость зависит от количества отправляемых документов, чем их больше — тем дешевле. Оплачивается только отправка документов, подписанту ни за что платить не надо.

3. Проверяем свои данные и нажимаем кнопку «Далее».

   

4. Переходим к оплате счета через кнопку «Перейти к оплате».

5. Оплачиваем.

Зачисление платежа тоже иногда происходит с небольшой задержкой в 5-7 минут. Но в итоге на балансе отобразится количество документов, которые можно отправить.

Но прежде, чем отправить, их надо подписать.

1. Выбираем пункт «Новый документ».

   

2. Загружаем нужный файл для подписания.

   

3. Указываем ИНН получателя, и вуаля — документ подписан, ЭДО побежден, мы прекрасны!

Правда есть нюанс.

У КонтурСайн нет внешнего обмена документами, то есть вы можете подписать и отправить файл только тем, кто уже зарегистрирован в сервисе.

Большой проблемы в этом не вижу, всегда можно попросить партнера добавиться в КонтурСайн для облегчения общего процесса работы. Собственно, так я и делаю.

Если вы фрилансер-старовер, который предпочитает бумагу, марки и конверты, то даже вам я советую обратить внимание на этот сервис для ЭДО, а все эти элементы скрапбукинга оставить для отправки открыток и писем друзьям.

Контур.Сайн упрощает и во много раз ускоряет обмен документами: в среднем весь процесс занимает 5 минут, максимум 30, если обе стороны не зарегистрированы в сервисе. Документы при этом сохраняют свою юридическую значимость, что тоже немаловажно.

Делитесь этой информацией с коллегами и друзьями, пересылайте эту статью и помогайте им экономить своё ценное время и сохранять душевное равновесие.

Напоминаю, зарегистрироваться и подключиться к КонтурСайн — по этой ссылке

Есть вопросы — пишите в личку по указанным ниже контактам.