Как упорядочить свою работу и тратить на нее меньше времени

В этой статье будет очень классная тема, которая реально изменила мой подход к работе и понимание того, чем я занимаюсь и для кого я это делаю.

Меня зовут Анастасия Сайфулина. Техническим специалистом я работаю с 2019 года. Начинала с бесплатной стажировки и доросла до руководителя отдела. Опыта за это время набрала много, и этим опытом я хочу делиться.

Здесь будет польза как для руководителей, так и для специалистов-одиночек, у которых пока даже помощника нет. Для всех тех, кто устал от хаоса в работе.

Речь пойдет о регламентах. Не все до конца понимают их роль, какую реальную пользу они могут дать, насколько всё упростить и позволить тратить на задачи меньше времени и нервов. Кроме этого расскажу, какие регламенты бывают и чем они отличаются от инструкций, как их составлять и сколько времени на это может потребоваться.

Моя история с регламентами началась с того, что в какой-то момент в работе я стала очень сильно беситься от прилетающих в беспорядке задач. Не было системы, адекватного технического задания (ТЗ), постоянно требовалось что-то уточнять и терять на это много времени.

Причем речь часто шла не о каких-то новых задачах, с которыми до этого никто не работал и не понимал, какие данные нужны. Это были постоянно повторяющиеся вещи, такие, как подготовка к прямому эфиру, которые проводились в проекте по 5 раз в неделю. И каждый раз было одно и то же: необходимость кучи уточнений, одни и те же вопросы эксперту и продюсеру, которые не могли нормально дать данные, часы ожидания и размазанная на весь день работа. Это стало очень сильно раздражать и мешать нормально делать своё дело.

Я обвиняла в этой ситуации всех — эксперта, продюсера, своих коллег из смежных отделов — в том, что они не могут мне принести нормальное ТЗ. А ведь я им объясняла каждый раз, но они все равно тупили и ничего хорошего из этого не получалось.

Периодически я даже ругалась на планерках и высказывала свое мнение о таком подходе: ну сколько можно, постоянно одно и то же, почему вы не можете дать мне информацию нормально и сразу? Как так? Хоть бросай всё, настолько допекло.

Решение пришло неожиданно, и пришло оно даже не из инфобизнеса и коллег по работе.

Его принёс мне мой муж. Он видел, как я закипаю и уже не дым, а пламя идёт из моих ушей. И сказал простую вещь, которая поменяла всё моё отношение, но до которой я сама почему-то не додумалась. Видимо настолько погрузилась в ситуацию, что стало сложно смотреть на неё со стороны.

«Сделай сама, что ты привязалась к ним. Подготовь какой-то понятный документ, чтобы они его изучили, могли к нему возвращаться и по нему давали понятное для тебя ТЗ.»

Моё мышление поломалось! Было больно, печально, но это встряхнуло меня.

Я стала составлять простые чек-листы, где перечисляла данные, которые нужны были для выполнения задач. А затем села и проработала свой первый регламент. Он был очень простым, по тем самым бесячим и повторяющимся вопросам. Но с того момента работать стало гораздо проще и спокойнее, я стала тратить на всё это меньше времени, график стал понятнее и его стало проще планировать. Отношение со смежными отделами тоже стало налаживаться.

Это было невероятно. Какой-то маленький простой документ смог развернуть ситуацию на 180 градусов. Практически сошло на нет всё, что так меня бесило, задерживало мою работу, постоянно отвлекало и дергало. После составления регламента задача стала приходить полной, её сразу можно было садиться и делать, никого не надо было ждать. Стало возможным реально прогнозировать, что я могу сделать, в каком объеме и за какое время.

Другим отделам это также помогло более качественно выполнять свою работу.

Не все понимают, что такое регламент в принципе, и часто подменяют понятия, принимая за него то инструкции, то справочники.

Регламент — это документ, который определяет порядок выполнения определенных действий или процедур. Он может быть создан для различных целей, таких как стандартизация работы, обеспечение качества продукта, снижение затрат и так далее. Регламенты играют важную роль в управлении проектом и обеспечению его эффективности. Регламенты помогают сотрудникам понимать свои обязанности, задачи, а также обеспечивают контроль за выполнением работы.

Все крупные компании работают с регламентами. Более того, крупные корпорации без регламентов просто не выживут. Думаю, здесь логика понятна. Есть определенный набор правил, если их соблюдают, то работа выполняется в срок. Есть система, последовательность, распределены роли — придерживайся их, и нигде ничего не сломается.

Это глобально. Для понимания.

Регламенты бывают нескольких видов:

• организационные,

• функциональные,

• технические,

• нормативные,

• регламенты управления.

Когда вы только заходите в команду, вам на ознакомление могут дать организационный регламент, в котором рассказывается порядок выполнения работы, где что находится, схемы соприкосновения и взаимодействия с сотрудниками, руководством, в отделах и так далее. Иногда после его изучения вам надо сдать «экзамен».

Функциональные регламенты устанавливают требования выполнения определенных функций, например, производство продукта, обратная связь, управление проектом.

Про технические регламенты техническим специалистам, думаю, пояснять не надо. В них речь идет про последовательность процесса выполнения задачи, требования к результату и так далее.

Нормативные регламенты содержат в себе нормы и правила, которые нужно соблюдать в работе для обеспечения качества результата.

Регламент управления, если кратко, содержит в себе роли и способы управления организацией или проектом, кто и как планирует, координирует, контролирует и так далее.

В общем, регламенты бывают разных видов, очень много. Такие регламенты мы используем везде, в том числе в повседневной жизни, но часто этого даже не замечаем.

Инструкция — это некий конкретный «рецепт» на выполнение конкретной задачи, пошаговое руководство с четкими понятными действиями. Взяли это, взяли то, собрали.

В регламенте нет информации, как сделать то или иное действие. Он описывает, как выполнять некий процесс, в который входит множество отдельных задач, имеющих инструкции.

В регламентах указываются сроки, критерии качества, последствия от невыполнения. Это главное отличие от инструкций.

В своей работе вы можете использовать как инструкции, так и регламенты. Если пока нет ни того, ни другого, начните с более простого для вас и понятного, не усложняйте.

К регламенту обычно я также прилагаю срок его выдачи в работу. То есть за какой период времени до дедлайна по задаче регламент должен быть заполнен, и какие будут последствия, если этого не сделать.

Порядок составления регламента:

1. Определить цель и область применения — для чего и в каких случаях и ситуациях следует использовать этот регламент.

2. Разработать структуру документа, которая будет удобной для использования и понятной для сотрудника, — какие разделы и этапы будет содержать этот документ. Есть регламенты, которые прописываются по аналогии с вариативной пошаговой инструкцией. Подобные документы очень часто использовались, например, у нас в отделе продаж.

3. Указать конкретные требования и правила, которые должны соблюдаться при выполнении задач. Например, время реакции на вопрос.

4. Определить ответственность за нарушение регламента.

5. Провести тестирование на практике, чтобы убедиться в его эффективности. Сюда также будет входить его обсуждение и согласование с заинтересованными лицами (об этом ниже).

6. Регулярно обновлять его при изменении условий работы или появлении новых требований и вводных данных. Например, если меняется сам процесс, его участники, структура, составляющие, ответственные лица и так далее.

Когда я составляла свой первый регламент, то делала это по наитию, интуитивно, подобной инструкции у меня не было. Но несмотря на это, он до сих пор применяется.

Покажу вам пример простого регламента, который я использовала в проекте, в котором работала в качестве руководителя. Короткий, внятный, его легко заполнить и легко с ним работать. Этот регламент тянет за собой составление других, для других задач и ТЗ. И, конечно, он не статичен, его можно дополнять и по-своему использовать.

Пример. Регламент на создание продуктов и предложений

Речь идёт о работе на Геткурсе.

Помимо понятных для себя формулировок, я старалась также давать уточнения на языке того, кому я этот регламент отдавала. Прям своими словами — ему должно быть понятно, иначе теряется смысл. Если делаете только для личного использования, то главное, чтобы было понятно вам.

Часто один регламент содержит в себе ссылки на смежные документы.

Сколько времени мне потребовалось на создание данного регламента, без учета дополнительных? Минут 15. На согласование еще где-то минут 15 — тут время зависит от того, как вы контактируете с заинтересованными лицами. То есть в общей сложности у меня ушло 30 минут, а сэкономила до нескольких часов каждый день, которые я тратила на уточнения и вопросы по задаче.

Когда вы устанавливаете четкие правила, которые помогут сотрудникам и вам лучше понимать свои обязанности и ответственность, уходят недопонимание, которое могло возникнуть, если вы что-то не проговорили, не указали в ТЗ, не согласовали, и из-за которого может потребоваться переделать то, что вы уже сделали.

В регламенте можно описывать всё, вплоть до мелочей, таких, например, как время реакции на запрос руководителя, на вопрос пользователя и так далее. Даже если устно вы это уже проговаривали.

Регламент повышает эффективность вашей работы за счет стандартизации процессов и уменьшения количества ошибок. Когда вы поэтапно прописываете что, в какие сроки, где, зачем, почему и в какой последовательности должно происходить, это значительно ускоряет весь процесс работы. Вам не надо вспоминать и бояться что-то упустить. Вы продумываете один раз, а дальше просто делаете. Это повышает и вашу производительность, и отдела, и проекта в целом.

Улучшается коммуникация между сотрудниками и снижается вероятность возникновения конфликтов. Это то, о чем я рассказывала в начале. Я обвиняла всех вокруг, что они не могут запомнить элементарных вещей. Но не понимала, что очевидными эти вещи могут быть только для меня. То, что является простым и понятным для технического специалиста, для того же маркетолога может быть сродни китайской грамоте. И когда вы прописываете регламент, в том числе на понятном для него языке, вы вместе начинаете находиться в едином информационном поле, где нет недопонимания, разных трактовок одних и тех же вещей и так далее.

Для того, чтобы понять на каком языке говорит ваш маркетолог и иметь возможность составить на этом языке регламент, вам надо просто созвониться и это проговорить. То есть вы составляете нужный документ, назначаете встречу с тем, кто вместе с вами будет в этом регламенте работать, кому вы его передаете, кто будет его заполнять. Проходитесь по всем пунктам, дополняете или перефразируете там, где это необходимо.

Кроме всего перечисленного, регламент — это возможность быстрого обучения новых сотрудников и передачи знаний внутри команды, когда не надо тратить свое время и по несколько раз рассказывать одно и то же. Например, у меня был даже небольшой адаптационный тренинг, который помогал новому сотруднику быстрее влиться в проект.

Регламенты значительно облегчают работу, увеличивают скорость выполнения задач, повышают продуктивность в целом и берегут наши нервы. Там, где появляются регламенты, появляются структура и правила. Делегировать с ними становится гораздо проще!

А еще это большой плюс вашему профессионализму в глазах клиентов, заказчиков, которые через регламенты могут увидеть вашу системность и подготовку. В том числе, когда вы только заходите в проект со своими наработками и вам надо произвести первое впечатление.

Еще одно из неочевидных, но очень полезных последствий внедрения в свою работу регламентов — если вы начали работать с регламентами, у вас следом обязательно начинают появляться всевозможные задачники, инструкции, график работы, система мотивации и контроля сотрудников, обучение для сотрудников, четкое распределение функционала и так далее, и так далее. Это та штука, которая тянет за собой всё и помогает структурировать остальное. Когда вы поймете, насколько регламент облегчает вам жизнь, вы реально добровольно начнете заниматься и инструкциями. А потом придёт мысль — а что еще подобное я могу сделать и оптимизировать работу? О, задачники. И начнете изучать их. И это здорово в будущем упростит вашу жизнь.

Подытожу небольшим списком вредных советов.

Никогда не внедряйте регламенты, если:

• вам нравится получать абы какое ТЗ, которое всегда будет требовать кучу уточняющих вопросов,

• вы любите нервничать из-за нехватки времени и в целом от выполнения задачи,

• вас устраивает заработок в 20-35 тысяч рублей и повышать свой ценник вы не собираетесь,

• это не входит в ваши прямые обязанности: пусть это делает маркетолог, проджект или копирайтер, и даст вам готовое, но точно не вы,

• вас устраивают напряженные отношения с другими сотрудниками,

• вы предпочитаете усиленно поработать перед самым запуском, который внезапно и «вчера», и не поспать пару ночей,

• вы любите хаос в задачах и много отвлекаться на мелочи,

• вам доставляет большое удовольствие, когда вас постоянно дергают.

Если вы предпочитаете работать именно так, как это описано в пунктах выше, то тут я бессильна. Если нет — у меня есть для вас предложение.

Понятно, что регламенты — это лишь один из простых инструментов, которые могут изменить вашу работу к лучшему, позволят тратить на нее меньше времени и лучше делегировать задачи. Но не панацея. В некоторых ситуациях поможет что-то другое. Осталось лишь разобраться, что нужно именно вам. А для этого бывает достаточно взгляда со стороны, как это было в моем случае. Вы крутитесь и варитесь в своей работе, своей проблеме, и можете не видеть очевидных вещей.

Именно это я и хочу вам предложить — свой взгляд опытного профессионала, чтобы подсветить, где у вас затык и где нужна помощь (и нужна ли).

Приходите ко мне на консультацию по вопросам делегирования и выстраивания коммуникаций внутри онлайн-школы. Продуктивно пообщаемся, выявим вашу потребность, вашу боль, обсудим, что следует сделать для того, чтобы эту боль убрать, и составим понятный пошаговый чек-лист. После нашего разговора вы получите понимание, что на самом деле вас тормозит и что с этим делать, есть ли что-то, что, возможно, вы вообще не замечаете, и заберете с собой готовое понятное решение.

Стучитесь ко мне в Telegram, для записи на консультацию, на которой вы не только проработаете свои затыки, но и получите чек-лист четких действий.

В любом случае начните уже сейчас использовать регламенты, поверьте, это изменит вашу работу к лучшему.