Как с помощью настройки CRM онлайн-школа из Казахстана стала стабильно зарабатывать на 500.000 ₽ больше каждый месяц

Если вам кажется, что где-то проект теряет деньги, то скорее всего вам не кажется.

Заявки приходят, команда загружена, скрипты докручены, выручка идёт, но остаётся стойкое ощущение, что где-то «утекает». А где именно, отследить не получается. Точечные проверки, как поиск иголки в стоге сотен поступивших заявок, общего понимания не добавляют, а скорее наоборот, создают ощущение еще большего беспокойства и бессилия перед слоном, которого не проглотить. Хочешь понимать, контролировать, влиять. Но как?

Этот кейс о том, как за 7 дней эксперт и РОП получили прозрачность и контроль в продажах, команда, включая менеджеров, — спокойствие, а проект — плюс 500.000 ₽ к ежемесячной выручке. Без дополнительного трафика, без увеличения бюджета на рекламу, без каких-либо кардинальных изменений, а только за счет правильной автоматизации существующих процессов.

А еще это история про проект, где из-за отсутствия системы и непонимания происходящего сливались в пустоту колоссальные бюджеты и никто этого не видел.

Меня зовут Мария Космачёва, я занимаюсь настройкой CRM для отделов продаж на Геткурсе. Без дополнительных интеграций, остановки продаж или перелива базы.

И я уверена, система, о которой я рассказываю, нужна в каждом проекте на Геткурсе, где работает отдел продаж.

Стабильно работающая школа логопедии из Казахстана, с 2021 года обучающая логопедов и мам, которые хотят заниматься с детьми самостоятельно. Со средним чеком 55.000 рублей, выручкой около 3,5 млн ₽ в месяц, базой в 34 тысячи пользователей, запусками, командой, РОПом и 5 менеджерами по продажам. Всё выглядело неплохо и надёжно.

На меня вышли по рекомендации: моя коллега, ранее помогавшая этому проекту на разовых задач, посоветовала обратиться ко мне, если нужно навести в ОП порядок и настроить автоматизацию.

РОП: «Нам кажется, что мы теряем часть продаж, но где именно это происходит, мы не понимаем.»

Во время первого знакомства со школой и экспертом я сразу поняла, что проблема не в продажах как таковых и не в плохой работе менеджеров. А действительно в том, что никто толком не видит всей картины происходящего и не может оценить процессы целиком, в единой связке. А еще в очень большом количество работы руками. И в этом я могла помочь.

Работая на Геткурсе, который своим функционалом даёт много возможностей для автоматизации процессов проекта, отдел продаж этой онлайн-школы всё делал вручную. И по сути вся имеющаяся система держалась на уверенности в хорошей памяти сотрудников и их тетрадках: менеджеры заводили себе заметки, писали в тетрадках, делали там напоминания.

На самой платформе заявки распределялись вручную, карточки передвигались вручную, действия фиксировались вручную. Абсолютно всё — вручную.

Конечно же, кто-то забывал позвонить, кто-то не отправлял обещанную ссылку, кто-то пропускал сообщение клиента и клиент уходил. Заявки со статусом «недозвон» копились десятками. Чтобы понять, был ли контакт, нужно было заходить в каждую карточку и разбираться опять же вручную.

Срывались оплаты, уходили клиенты, особенно тёплые. Но никто не мог чётко отследить, на каком этапе были эти потери.

Тетрадки от подобных дыр не спасали. При этом их могли отлавливать точечно, но ситуацию целиком никто не видел и не контролировал.

РОП видела только финальные цифры — сколько оплатили. А что происходило по пути: где терялись, где зависали, где нужно было вмешаться — оставалось для неё за кадром.

И было явно заметное выгорание. У всех. Особенно у менеджеров: они работали с утра до вечера, многое приходилось контролировать по памяти, это перегружало, копилась усталость, а результат был нестабилен. Со слов РОПа, из-за этого настроение у команды часто падало. Были потери кадров в эти периоды, от переутомления и непонимания.

На старте мы договорились о главном: система не должна мешать текущей работе усложнять или ломать процессы. Она должна разгрузить команду, дать порядок и ничего не утащить вниз.

Весь процесс занял 7 рабочих дней. Работали поэтапно, без резких движений.

• Было настроено автоматическое движение заявок по воронке.

  Менеджерам больше не нужно было вручную менять статусы, следить за переходами, копировать ссылки. Система сама определяет, что делать с клиентом, и делает.

• Под каждый этап продажи и каждый продукт — свой маршрут.

  Теперь у менеджера есть готовый сценарий: если клиент сказал «думаю», задача ставится автоматически, если запросил ссылку — она уходит в два клика. И всё это встроено в настроенный интерфейс.

• Добавилась пошаговая логика.

  Теперь менеджер не задаёт себе каждый раз вопрос «а что дальше?». Система подсказывает: позвонил — зафиксируй результат — получи следующее действие.

• Настроена аналитика для РОПа.

  В одном окне — статус каждой заявки, действия менеджеров, динамика заказов, суммы в работе, слабые места. Никаких ручных подсчётов, Excel и догадок.

• Добавлен сбор причин отмен.

  Если клиент не оплатил, мы точно знаем, почему. Это даёт понимание, где реальные узкие места и барьеры: в продукте, в скриптах или в целевой аудитории.

• Упрощен контроль.

  Если менеджер где-то ошибся, заявку можно вернуть ему на доработку, и он точно не потеряет её в ворохе других задач.

Уже в процессе настроек всплыли потерянные заявки, о которых команда не знала. Например, одна из них на 35.000 ₽: менеджер договорился с клиентом, пообещал скинуть ссылку и... забыл. Без новой системы этот заказ просто исчез бы.

А если у каждого менеджера хотя бы по одной такой потеряшке? Это уже 175.000 ₽ потерь на пустом месте.

В первый же месяц после внедрения CRM выручка проекта выросла на 500.000 ₽. Причём количество заявок было даже чуть меньше, но они стали лучше обрабатываться.

И это без дополнительных вложений, изменений в трафике, скриптах или продукте. Просто заявки дошли до оплаты, а не потерялись в пути.

Чуть позже система показала, что за последние 4 месяца было слито порядка 6 млн ₽ бюджета на лидов, которые зависли в статусе «не вышли на связь». Раньше об этом сегменте нецелевой аудитории даже не догадывались, просто потому, что это было незаметно.

Теперь такие белые пятна были на виду. И главное — стало понятно, как с ними можно работать: где корректировать скрипты, где улучшать рекламу, а где влиять на команду.

После внедрения всё встало на свои места.

У менеджеров наконец появился порядок: им больше не нужно было держать всё в голове, вспоминать, кому и когда писать, кто и что просил, и где осталась неотправленная ссылка. Теперь у каждого был понятный сценарий действий и система, которая подсказывает и помогает.

Ошибки, которые раньше казались «нормой», перестали возникать. Никаких «забыл позвонить» или «не увидел заявку» — никакого человеческого фактора. Каждый контакт отслеживается, каждое касание видно.

У РОПа появилось ощущение, что процесс под контролем. Появились понятные отчёты, цифры, понимание, где тонко и куда направлять внимание. Вместо ручного тушения пожаров появилась возможность думать о развитии и ключевых стратегических решениях.

У всех появилось ощущение опоры.

Описанная мной CRM — это не какая-то дополнительная спасательная опция, к которой обращаются, когда всё плохо. Есть отдел продаж на Геткурс — автоматическая CRM тоже должна быть. Иначе потери, увы, неизбежны. Если, конечно, речь не идет о паре-тройке заявок в месяц, где и теряться нечему.

Это система, которая позволяет видеть процесс продаж целиком, корректировать слабые места, понимая, где просадка и почему, и усиливать то, что работает хорошо.

В проекте из этой статьи ничего не менялось радикально: те же менеджеры, те же бюджеты, те же продукты. Но благодаря прозрачной и понятной системе продажи стали расти стабильно, а команда выдохнула впервые за долгое время:

• выручка выросла без дополнительных вложений,

• заявки больше не теряются,

• менеджеры работают по понятной и четкой схеме,

• снизилось выгорание в команде,

• отпала необходимость «держать всё в голове»,

• РОП видит всю картину в реальном времени,

• выросли управляемость и точность процессов.

Если у вас в проекте всё «вроде бы нормально», но есть ощущение, что вы что-то упускаете — скорее всего, так и есть:

• заявки уходят в пустоту,

• менеджеры путаются в задачах,

• а вы не знаете, где именно теряется выручка.

Я помогу навести порядок, увидеть дыры, выстроить систему, автоматизировать процессы и получить контроль, чтобы ваша онлайн-школа перестала терять деньги на ровном месте.

Для того, чтобы вы могли подробнее и наглядно увидеть CRM для отдела продаж изнутри: как двигаются заявки, как автоматизируются касания, как формируется статистика и всё то, о чём я рассказала в статье, — я подготовила небольшую экскурсию по настроенной системе.

Переходите по ссылке и посмотрите, как это работает и как выглядит порядок в ОП на Геткурс — Смотреть настройку CRM